Kto właściwie potrzebuje organizatora
Przy weselu na sto osób w sali z pełną obsługą konsultant ślubny bywa zbędny, bo większość pracy wykonuje kierownik sali. Przy imprezie w plenerze, w wynajętym obiekcie bez zaplecza albo przy evencie firmowym z prelegentami i sprzętem, ktoś musi trzymać całość. To rola, która polega głównie na pilnowaniu godzin i telefonów, a nie na wymyślaniu efektów specjalnych.
Prosty test: policz, ilu wykonawców musisz skoordynować. Do trzech dasz radę sam. Powyżej pięciu, przy jednoczesnym byciu głównym bohaterem wydarzenia, zaczyna się problem. Nikt nie odbiera telefonu od dekoratora w trakcie własnej przysięgi.
Ludzie, których rezerwuje się najwcześniej
- Wodzirej albo DJ - w sezonie znikają razem z salami, czyli rok wcześniej. To on decyduje o tym, czy parkiet działa.
- Zespół muzyczny - droższy od DJ-a, wymaga sceny, prądu i przerw. Za to buduje inny nastrój.
- Catering - potrzebny wszędzie tam, gdzie sala nie ma własnej kuchni. Zwykle z minimum osobowym.
- Dekorator - montaż odbywa się dzień wcześniej albo rano, więc trzeba mieć dostęp do sali.
- Obsługa techniczna - nagłośnienie, oświetlenie, ekran. Przy evencie firmowym pozycja obowiązkowa.
Harmonogram, czyli jedyny dokument, który się liczy
Rozpisz dzień godzina po godzinie i wyślij ten sam plik wszystkim wykonawcom. Brzmi banalnie, a rozwiązuje osiemdziesiąt procent problemów. W harmonogramie muszą się znaleźć: godzina wejścia dekoratora, godzina próby dźwięku, moment podania obiadu, tort, oczepiny i godzina graniczna z umowy z salą.
- Ustal jedną osobę kontaktową na dzień imprezy. Nie parę młodą, nie szefa firmy.
- Podaj wykonawcom numer do tej osoby i tylko do niej.
- Zaplanuj bufor pół godziny przy każdym punkcie zależnym od transportu gości.
- Sprawdź, kto sprząta po imprezie i o której trzeba opuścić obiekt.
- Ustal, gdzie trafiają prezenty, kwiaty i sprzęt po zakończeniu.
Przy imprezie plenerowej miej plan B na deszcz, ustalony na piśmie z wykonawcami. Namiot rezerwuje się z tygodniowym wyprzedzeniem, a prognoza na dwa dni przed nie zostawia już pola manewru.
Budżet: gdzie ucieka najwięcej
W typowym weselu największą pozycją jest sala z menu, a zaraz za nią oprawa muzyczna i fotografia. Kwoty, które psują budżet, rzadko biorą się jednak z tych trzech miejsc. Najczęściej dokładają się drobiazgi: transport gości, dodatkowe godziny po umowie, alkohol ponad plan, poprawiny i dekoracje kupowane w ostatnim tygodniu.
Rozsądna metoda to podzielić budżet na trzy części: pozycje stałe zapisane w umowach, pozycje zmienne zależne od liczby gości oraz rezerwa w wysokości mniej więcej dziesięciu procent całości. Rezerwa nie jest luksusem. Przy imprezie na sto osób zawsze pojawia się wydatek, którego nie było w planie.
Imprezy firmowe rządzą się inną logiką
Event dla pracowników rozlicza się z faktury, więc od początku trzeba myśleć o dokumentach. Ustal, kto wystawia fakturę: sala, catering i wykonawcy osobno, czy jeden podmiot zbiera całość. Przy większych wydarzeniach jedna faktura zbiorcza od agencji jest wygodniejsza księgowo, choć zwykle nieco droższa. Warto to skonsultować z biurem rachunkowym, bo część kosztów integracyjnych rozlicza się inaczej niż reprezentacyjne.
Druga różnica dotyczy programu. Wieczór firmowy potrzebuje wyraźnego początku i wyraźnego końca, inaczej rozpada się na grupki przy stolikach. Prowadzący, krótka część oficjalna i jeden wspólny punkt programu robią więcej niż najdroższa atrakcja.
Gdzie robić imprezę poza salą
W okolicy Gorzowa działają obiekty, które wynajmuje się w całości: siedliska, stodoły, ośrodki nad jeziorami w kierunku Kłodawy i Lubniewic. To dobre rozwiązanie na urodziny, chrzciny i mniejsze wesela, pod warunkiem że policzysz koszty ukryte: catering z dojazdem, wynajem stołów, toalety przenośne i nocleg dla gości. Punkt wyjścia do szukania takich miejsc znajdziesz w przewodniku po agroturystyce nad Wartą.
Często zadawane pytania
Ile wcześniej rezerwuje się wodzireja albo DJ-a?
W sezonie weselnym zwykle sześć do dwunastu miesięcy przed terminem, podobnie jak salę. Na imprezy firmowe w grudniu warto szukać już we wrześniu, bo końcówka roku jest w tej branży najgorętsza.
Czy warto zatrudnić konsultanta ślubnego?
Ma to sens przy weselach plenerowych, w obiektach bez własnej obsługi oraz wtedy, gdy koordynujesz więcej niż pięciu wykonawców. W sali z doświadczonym kierownikiem większość zadań i tak wykonuje personel obiektu.
Jak rozliczyć imprezę firmową?
Zależy od charakteru wydarzenia i grupy uczestników. Inaczej traktuje się spotkanie integracyjne dla pracowników, a inaczej wydarzenie z udziałem kontrahentów, dlatego sposób rozliczenia najlepiej ustalić z księgowością przed podpisaniem umów.